La gestión de empleados en movilidad internacional se ha convertido en uno de los focos de mayor complejidad jurídica y fiscal para las empresas que operan en España. Cada desplazamiento transfronterizo activa simultáneamente obligaciones laborales, tributarias y de Seguridad Social que no siempre responden a la misma lógica. El error más habitual no es ignorar que existen esas obligaciones: es subestimar la rapidez con que se acumulan y el coste de corregirlas tarde.
El punto de partida de cualquier análisis es reconocer que no existe un régimen único de movilidad internacional. Hay, en cambio, un conjunto de fuentes normativas que se superponen: el Estatuto de los Trabajadores y las normas de Derecho del trabajo españolas, los convenios bilaterales de Seguridad Social y los convenios para evitar la doble imposición suscritos por España, y la normativa tributaria interna – en particular la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Cuando una empresa española desplaza a un trabajador al extranjero, o cuando contrata en España a un profesional procedente de otro país, cada una de estas capas normativas impone obligaciones distintas. No gestionarlas de forma coordinada es el origen de la mayor parte de los problemas que atendemos.
La primera obligación que suele subestimarse es la relativa a la residencia fiscal. El hecho de que un empleado trabaje físicamente fuera de España durante la mayor parte del año no extingue automáticamente su obligación tributaria en este país. La normativa fiscal española establece criterios de residencia habitual que van más allá del número de días de presencia. La empresa debe conocer esos criterios antes de estructurar el desplazamiento, no después.
En paralelo, la normativa de Seguridad Social exige determinar desde el primer momento bajo qué legislación cotiza el trabajador desplazado. España mantiene convenios bilaterales de Seguridad Social con un número significativo de países. Cuando existe convenio aplicable, el trabajador cotiza, con carácter general, en un único sistema – evitando la doble cotización – durante un período que la normativa limita. Si ese período se supera sin la autorización pertinente, la empresa puede verse obligada a cotizar en las dos jurisdicciones simultáneamente. Ese coste adicional puede ser muy relevante en plantillas con rotación internacional frecuente.
En nuestra experiencia asesorando a empresas con equipos internacionales, el problema no suele ser la falta de voluntad de cumplir: es la ausencia de un protocolo interno que detecte el inicio del desplazamiento y active los trámites necesarios en el momento adecuado. La burocracia de la movilidad tiende a delegarse en el área de recursos humanos sin el respaldo jurídico y fiscal que requiere.
Desde la aprobación de la Ley de fomento del ecosistema de empresas emergentes, el régimen especial para trabajadores desplazados a territorio español – conocido coloquialmente como «régimen Beckham» – ha ganado relevancia como herramienta de atracción de talento internacional. Una empresa que incorpora a su plantilla a un profesional de alta cualificación procedente del exterior puede beneficiarse de este régimen si se cumplen los requisitos que fija la normativa tributaria.
El régimen permite tributar a un tipo fijo del 24 % sobre las rentas del trabajo hasta 600.000 euros, en lugar de aplicar la escala progresiva del IRPF. Por encima de ese umbral, el exceso tributa al 47 %. La duración del régimen abarca el año del cambio de residencia y los cinco ejercicios siguientes.
El requisito de no residencia previa en España es un elemento crítico. Conforme a la legislación vigente, el beneficiario no puede haber sido residente fiscal en España durante los cinco años anteriores al desplazamiento – un período que la Ley de Startups redujo respecto a la regulación anterior. Este detalle es especialmente relevante en movilidad de retorno: un directivo español que regresa después de varios años en el extranjero puede no cumplir el requisito si el período de ausencia es inferior al legalmente exigido.
¿Cumple su empresa los pasos necesarios para solicitar el régimen en el plazo que fija la normativa? La solicitud debe presentarse ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) dentro del tiempo establecido desde el inicio de la actividad en España. Un retraso en la presentación puede hacer que el empleado pierda el beneficio fiscal para ese ejercicio, con el coste salarial que ello implica para la empresa si ha garantizado una retribución neta determinada.
Junto al régimen de impatriados, existen otras figuras relevantes para la movilidad entrante: las autorizaciones de residencia para emprendedores previstas en la Ley de apoyo a emprendedores, el visado para nómadas digitales introducido por la Ley de Startups, y los regímenes específicos para investigadores y profesionales altamente cualificados. Cada figura tiene sus propios requisitos, plazos y autoridades competentes. La elección errónea de la figura aplicable puede generar irregularidades de extranjería con consecuencias que afectan tanto al trabajador como a la empresa.
La doble cotización es, en términos de coste para la empresa, uno de los riesgos más tangibles y menos visibles de la movilidad internacional. Se produce cuando el trabajador queda sujeto simultáneamente a las obligaciones de cotización de dos sistemas nacionales, sin que exista un convenio bilateral que establezca la regla de legislación única.
En el ámbito de la Unión Europea, los reglamentos comunitarios de coordinación de Seguridad Social establecen mecanismos para evitar este solapamiento. Cuando el trabajador es desplazado desde España a otro Estado miembro, puede mantenerse bajo la legislación española durante el período de desplazamiento, mediante la obtención del correspondiente documento acreditativo. Pero ese documento tiene un límite temporal. Si el desplazamiento se prolonga más allá del plazo previsto en la normativa sin que se haya tramitado una prórroga o una excepción bilateral, el trabajador puede quedar sujeto a la legislación del Estado de destino, con la consiguiente obligación de cotizar allí.
Fuera del ámbito europeo, la situación depende de si España ha suscrito un convenio bilateral de Seguridad Social con el país de destino. España dispone de una red de convenios bilaterales con países de varios continentes. Cuando el convenio existe, la regla habitual es que el trabajador cotice en el país de origen durante el período que el convenio establece. Cuando no existe convenio, el riesgo de doble cotización es real y debe gestionarse caso por caso.
En nuestra práctica hemos observado que las empresas con proyectos en mercados emergentes o en países con los que España no tiene convenio vigente suelen descubrir este riesgo cuando ya han acumulado varios meses de incumplimiento. La regularización retroactiva, aunque posible en algunos supuestos, genera costes de recargos e intereses que podrían haberse evitado con una valoración previa.
¿Qué sucede con el trabajador que desarrolla actividad simultáneamente en varios países? Esta situación – cada vez más frecuente en perfiles de dirección y de ventas internacionales – requiere determinar cuál es el Estado de cotización principal conforme a los criterios de la normativa aplicable. El análisis no es siempre evidente y depende de factores como el porcentaje de actividad en cada país, la sede del empleador y el país de residencia del trabajador.
La movilidad internacional no es solo un asunto del área de recursos humanos. Afecta directamente a la cuenta de resultados a través del coste salarial, a la tesorería a través de las retenciones y cotizaciones, y al riesgo corporativo a través de las contingencias que puede generar una gestión inadecuada.
El primer plazo crítico es el que determina la residencia fiscal del trabajador. La normativa tributaria española establece que quien permanece en España más de ciento ochenta y tres días durante el año natural es residente fiscal. Pero el cómputo no se limita a la presencia física continuada: incluye ausencias esporádicas salvo que el contribuyente acredite su residencia fiscal en otro territorio. Una empresa que gestiona una plantilla con presencias variables en distintos países necesita un seguimiento sistemático de los días de presencia de cada empleado, especialmente cuando se acercan los umbrales que determinan la residencia.
El segundo plazo crítico es el que rige la solicitud del régimen de impatriados. La presentación fuera de plazo ante la AEAT es uno de los errores más frecuentes que detectamos en la gestión interna de la movilidad. No es un error menor: puede suponer la pérdida del beneficio fiscal para todo un ejercicio.
El tercer momento decisivo es la extinción del contrato de un trabajador en movilidad. El despido de un empleado desplazado al extranjero o contratado localmente en otra jurisdicción requiere determinar qué ley rige el contrato, qué indemnizaciones son exigibles en cada jurisdicción y si existen cláusulas contractuales específicas – como las habituales en los contratos de alta dirección o en los acuerdos de desplazamiento – que modifiquen el régimen legal supletorio.
La indemnización por despido improcedente en España es de 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades. La correspondiente al despido objetivo es de 20 días por año, con un tope de 12 mensualidades. Pero cuando el trabajador tiene vinculación con más de una jurisdicción, el cálculo del coste de salida puede ser considerablemente más complejo. Y el plazo para impugnar el despido es de 20 días hábiles: un plazo corto que hace que la preparación previa sea determinante.
Hemos asesorado reestructuraciones, contratación de directivos y movilidad internacional en empresas medianas y grandes, y la constante que observamos es la misma: las empresas que planifican la movilidad con criterios jurídicos y fiscales desde el inicio de la operación gestionan el riesgo de forma más eficiente que las que resuelven los problemas cuando ya han cristalizado.
Los directivos en movilidad internacional merecen un análisis específico. El contrato de alta dirección tiene un régimen jurídico propio, distinto del contrato laboral ordinario, que afecta tanto a la extinción como a las cláusulas de no competencia, confidencialidad y permanencia.
Cuando un directivo es trasladado desde la sede central de un grupo multinacional a la filial española – o viceversa – el contrato puede articularse de formas distintas con consecuencias jurídicas muy diferentes. La suspensión del contrato en el país de origen y la formalización de un nuevo contrato en el país de destino, la novación del contrato existente, o la asignación mediante un «acuerdo de secondment» son opciones con distintas implicaciones fiscales, laborales y de Seguridad Social. La elección entre estas fórmulas no es neutra.
Un elemento adicional que suele pasarse por alto es el impacto de la movilidad del directivo sobre el establecimiento permanente de la empresa. Si el directivo ejercita habitualmente en España poderes para celebrar contratos en nombre de la sociedad matriz extranjera, puede estar generando un establecimiento permanente que someta los beneficios atribuibles a esa actividad a tributación en España. Este riesgo, conocido en la práctica fiscal internacional como «agente dependiente», ha cobrado mayor atención de las autoridades tributarias en los últimos años.
La normativa tributaria aplicable en esta materia sigue los criterios de los convenios para evitar la doble imposición que España ha suscrito con más de noventa países. Pero la aplicación práctica de esos criterios no es automática: requiere un análisis caso a caso de las funciones del directivo, el alcance de sus poderes y la regularidad de su presencia en cada territorio.
La gestión de la movilidad internacional no puede desconectarse de las obligaciones en materia de igualdad que incumben a las empresas españolas. El plan de igualdad es hoy una herramienta transversal que afecta a las políticas de contratación, promoción y retribución – y la movilidad internacional es uno de los ámbitos donde la legislación exige que las empresas analicen si existen diferencias de trato por razón de género.
Las empresas con obligación de contar con un plan de igualdad deben incluir en su diagnóstico el análisis de las condiciones de movilidad: quién accede a los desplazamientos internacionales, si existen diferencias retributivas entre el personal desplazado por razón de género, y si los beneficios asociados al desplazamiento – complementos salariales, apoyo a la familia, vivienda – se aplican de forma equitativa.
La integración del análisis de igualdad en la política de movilidad no es solo una obligación legal: es también un elemento de gestión del riesgo. Las reclamaciones por discriminación en el acceso a la movilidad o en las condiciones del desplazamiento son una contingencia real que conviene prevenir en el diseño del programa de movilidad, no gestionar después de que se haya producido.
En nuestra experiencia, las empresas que integran el asesoramiento en igualdad dentro del proceso de diseño de su política de movilidad internacional reducen significativamente el riesgo de reclamación y mejoran su capacidad de atraer y retener talento en un entorno cada vez más sensible a estas cuestiones.
La pregunta que con más frecuencia recibimos de directores de recursos humanos y directores financieros es si merece la pena invertir en asesoramiento antes de iniciar un programa de movilidad, cuando todavía no hay un problema concreto. La respuesta, en términos puramente económicos, es consistentemente afirmativa.
El coste de estructurar correctamente un desplazamiento desde el inicio – eligiendo la figura jurídica adecuada, tramitando las autorizaciones necesarias, activando el régimen fiscal pertinente y coordinando la cobertura de Seguridad Social – es una fracción del coste de regularizar una situación que ha generado contingencias en varias jurisdicciones simultáneamente.
Consideremos tres escenarios típicos. El primero: una empresa que desplaza a un ingeniero durante dieciocho meses a un país con convenio de Seguridad Social sin tramitar el certificado de legislación aplicable. Cuando la situación se detecta, la empresa debe regularizar la cotización en el país de destino por el período no cubierto por el certificado, con los recargos correspondientes. El segundo: un directivo que acepta un cargo en España bajo el régimen de impatriados, pero la solicitud se presenta fuera de plazo. El beneficio fiscal se pierde para el primer ejercicio, y la empresa, que había negociado una retribución neta, debe asumir el diferencial. El tercero: una empresa que extingue el contrato de un trabajador en movilidad sin verificar qué ley rige el contrato. La impugnación prospera en la jurisdicción de destino bajo criterios distintos a los españoles, con un coste de indemnización superior al previsto.
Los tres escenarios son reales en la práctica. Los tres son evitables con asesoramiento previo. La complejidad de la movilidad internacional no reside en que el Derecho aplicable sea especialmente oscuro: reside en que requiere coordinar simultáneamente varios marcos normativos que ninguna empresa gestiona de forma óptima en solitario.
Para las empresas con programas de movilidad de cierta dimensión, la constitución de un protocolo interno de gestión – validado jurídica y fiscalmente – es la medida de gestión del riesgo con mejor ratio coste-beneficio. Ese protocolo debe cubrir al menos cuatro momentos: la decisión de desplazar, el inicio efectivo del desplazamiento, el seguimiento durante la movilidad y la repatriación o extinción del contrato.
A modo de síntesis práctica, recogemos los puntos de control que, en nuestra práctica, toda empresa debería verificar antes de activar un desplazamiento internacional:
Este listado no es exhaustivo ni sustituye el análisis individualizado de cada caso. Pero sirve como punto de partida para que la dirección de recursos humanos y la dirección financiera puedan identificar los puntos de atención prioritaria antes de que el problema se produzca. Para ampliar el análisis en sectores con especial incidencia de la movilidad internacional, puede consultar nuestro análisis sobre movilidad internacional en industria y manufactura, donde abordamos las particularidades del sector.
La movilidad internacional conecta de forma directa con otras áreas que asesoramos de manera integrada. La reestructuración de plantilla con componente transfronterizo requiere combinar el análisis laboral con el fiscal y, en ocasiones, con el societario cuando la operación implica una reorganización del grupo. Del mismo modo, la contratación de talento extranjero para proyectos en el sector energético presenta sus propias particularidades regulatorias; puede conocer más en nuestro dosier sobre laboral y movilidad en el sector energético. Para una visión completa de nuestra práctica en esta materia, le invitamos a consultar nuestra área de laboral y movilidad internacional.
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